報告しない部下に困っていることはありませんか。管理職になって現場から離れると、部下からの報告が現場の情報を得る手段になります。ところが現場の情報を報告しない部下がいます。特にミスの報告がないために、ミスやトラブルの察知が遅れて、問題が大きくなってしまったりします。
どうすれば部下がタイムリーに報告をする様になるか、特にミスやトラブルの報告をあげてくる様にするための方策を話していきます。
バッドニュースファーストを言い続ける
まずチームの中に、「上司に報告をするのは当たり前」「悪いニュースほど早く報告をするべき」という共通理解を作る必要があります。
報告が上がらない組織では、得てして逆の雰囲気があります。「上司に報告は最低限」「悪いニュースを報告するのは、食い止めるためのすべてのアクションをして、どうしようもなくなってからするべき」といった感じです。
上司がまずは部下に対して、「悪いニュースほど早く報告をして欲しい」ということを明示的に伝えることが必要です。そしてそれを共通認識にするためには、一回や二回ではなく、くり返しそのことを伝えるようにしましょう。
バッドニュースに対して、常に安定した対応をする
そして、実際にバッドニュースが部下から報告されてくる訳ですが、その際に最も重要なのは、上司であるあなたが「精神的に常に安定していて、部下の悪いニュースの報告に対して、安定した対応をする」ことです。
上司も人間ですから機嫌の良し悪しや、疲れていたり嫌なことがあって不愉快なことがあるのは当たり前です。しかしそれが表に出てしまうと、部下は上司の顔色を見て、機嫌が良さそうな時にしか報告を上げなくなります。これでまずタイムリーな報告という目的が未達成になります。
部下から報告を受けた時に、自分の機嫌や疲労度によって、対応を変えないこと、これが最優先と思ってください
最初に叱責しない・対応策が整っていないことを責めない
悪いニュースですから「なんでそんなことをしてしまったんだ」と思ったり、「対策を考えてすぐに実行しなければ」と考えるのは普通です。しかしここで部下に対して「なんで(例えば)そんなミスをしでかしたんだ！」とか、「状況わかったから対策を言え、なにまだ対策がない？それじゃあ報告しても仕方ないだろう」と言ってしまったら、一瞬で元の木阿弥です。
ポイントは悪い報告を早くにしてもらい、傷口が広がりすぎないように、上司であるあなたのサポートも得て、部下が問題を解決することです。
そのためには、ここで問題を起こしたことを叱責したり、対策が整っていないことを責めたりせずに、問題解決の議論に注力するべきです。
問題発生の原因分析や、必要な場合の叱責は後からする様にしましょう。
部下はできるだけ問題を隠そうとします。人間は無意識のうちに問題が起きると、それが良い方に転がっていって報告をしなくてもなんとか収まるという楽観的なシナリオを思い浮かべてしまうものです。
問題の早期報告とは、その楽観的なバイアスを砕いていく必要がある行動なので、それをした結果が叱責だったり責め立てられたりすることだったりすると、次からは報告を遅らせる行動に走ることは間違いありません。
報告をする基準を設ける
もうひとつ部下と共通理解を持っておいたほうが良いのは、どういう事象については必ず報告をする、あるいは報告は不要、という基準です。部下は上司がどの程度小さな事象についての報告も必要としているのかわかりません。なんでもかんでも報告をされても、上司も時間がいくらあっても足りないでしょう。
それらを避けるためにも、報告基準を設けて部下と共有し、その基準自体を適宜見直して、本当に上司が欲しがっている報告だけが、タイムリーにされてくる状態を作りましょう。
定例報告をルーティン化する
これは少々毛色が違うやり方です。例えば業務日報や週報などを導入して、良い悪いに関わらず、部下が直面している事象について、報告することを義務付けることも一つの手です。なかなか報告の習慣の定着化が進まない場合には、この様な手段もあるでしょう。
ただし定例化は気をつけないと負の側面もあります。
ひとつは定例報告のタイミングまで報告がされなくなること。例えば週報を導入していると、本当はすぐに報告が欲しい案件が、次の週報までわからない、といったことが実際に起きます。
もうひとつは報告が過剰になりがちだということ。管理職からすると情報が増えると安心感があるので、多くを求めたくなってしまいます。しかしそれが行き過ぎると部下が本来やるべき仕事の時間に食い込んでしまい、報告の仕事の負荷が高まるという弊害が出かねません。
これらに留意して導入するべき施策だと思います
まとめ
タイムリーな報告を行うことによって、上司と部下が協力して案件に対応するという目的を認識して、実際に心理的な壁を取り払って報告をする部下にしていくための、アクションを話してきました。根気強く取り組んでいってください
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