管理職の悩みの筆頭クラスに、「業務が多岐に渡り、業務量が膨大になっている。しかし部下も忙しいし、結局自分がかなりの仕事を抱えて自分でやらないといけない」というものがあります。
この課題に対して、捨てないといけないマインドセットと、実施したほうが良いアクションについてお話します。
部下も忙しいし、自分でやった方が速い
「部下も忙しくて残業も多いし、管理職の自分ができるだけ多くの仕事を引き受ける必要がある」というマインドセットで、多くの業務を引き受けて忙殺されている管理職が大勢います。これは管理職であるあなた自身にとってもそうですが、チームに所属する部下にとっても、悪影響を及ぼす考え方です。
❌管理職はたくさんの仕事を引き受ける必要がある
🔴管理職は付加価値が高い仕事に注力する必要がある
❌部下に仕事を依頼するのは、忙しそうなので控えた方が良い
🔴できるだけ部下に仕事をしてもらい、上司である自分は、随時相談などに乗れるように、できるだけ時間を空けておくのが良い
❌部下にやってもらうよりも、自分でやった方が速いので、自分でやってしまおう
🔴部下にやってもらうことで成長を促し、管理職である自分はより付加価値が高い仕事をしよう
上記の❌は伝統的な管理職のスタイルとしてはありだったと思います。従来の価値観では、管理職はチームの仕事に穴が開かないように目配りをして、時には自分が業務を大量にこなすことで、不具合を出さないようにするのが責務だったかもしれません。
しかし今では求められる役割は変わり、如何に迅速に最大の付加価値を出すか、を考えて実行するのが管理職に求められるものになってきています。上記で○をつけているのは、アウトプット志向・付加価値志向の考え方です。マインドセットの変化を心がけましょう
無駄な仕事を取り除く
そしてできるだけ一つひとつの仕事を部下に割り振っていくわけですが、現実的には部下たちが残業も多く、新しい仕事をアサインすることをためらう場面があると思います。
ここでやらなければならないのは、またもや付加価値志向に基いた業務の削減です。担当者レベルで実施している仕事の中には、誰が何の恩恵を受けているのか不明な、「前任者から引き継いだからやっているだけの業務」がたくさんあるはずです。
こういったものを洗い出して、廃止・簡素化・頻度削減・自動化などの手を使って、既存業務を削減します。そして新しい仕事を管理職が自ら持たずに部下にアサインしていくわけです。
なおこのムダを取り除く際には、最初の頃は管理職自身が部下と対話しながら、どの業務が書けている時間の割に付加価値を生み出せていないか、を考えていく必要があります。実際に業務を行っている担当者はその仕事がムダなものだと思いたくないですし、仕事の意義を疑う様な作業に積極的にコミットできません。
担当者が持っている概念・業務に対する前提事項といったものを崩してあげることで、業務削減の視野が広がります。ぜひ最初の活動で部下の視野を広げていきましょう
チームの中で情報共有する
もうひとつやっておいたほうが良いのは、新しい業務が発生する都度、チームの中でそのことを情報共有しておくことです。担当は決めても、それ以外のメンバーも新しい仕事が発生したことを知っていることで、メンバー間での気遣いや、情報交換、助け合いなどが期待できます。管理職がすべての情報ネットワークを握っているなどということはありえないので、情報交換のきっかけとなることだけをしておくと、あとはアンオフィシャルな社員間のネットワークでも、物事は進むものです。
管理職はできるだけフリーで大所高所に
繰り返しになりますが、これからのパラダイムは付加価値志向です。発揮できる付加価値を最大化するために、管理職は膨大な仕事を抱えて四苦八苦するのではなく、自分はエスカレーション・相談を受けたり、付加価値が高い仕事に特化できるように、自分の仕事の仕方を切り替えていきましょう
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