テレワーク・在宅勤務がコロナ禍を機に進み、以前のように毎日部下と顔を合わせない環境になった管理職の方は多いでしょう
「在宅勤務だと部下がサボっているんじゃないかと心配」「メールやチャットへの部下の返信が遅くなった気がする」「どうやって部下を管理すれば良いか戸惑っている」という声を聞きます
オフィスで毎日顔をあわせていた時の部下管理を振り返って見た上で、「部下の行動管理はやめて生産性を上げる」という考え方へのシフトを提案します
オフィスでは何を管理していたか
毎日会社で部下と顔を合わせていた頃には、何を管理していたのでしょうか、それと在宅勤務になったいまは何が違うのでしょうか
メール中心の現代になる前は、仕事のやり取りの多くが電話でされていたので、部下と近くの席にいると、大体どんな仕事をして、関係者とどんなやり取りをしているかが想像ついて、それを元にして適宜指導をしたりしたものでした。
しかし仕事の多くがメールに置き換わり、いまや会社にいても、部下と直接会話をしない限りは、部下の仕事の様子はわからず、出退勤の時間くらいしか見えていなかったのではないでしょうか。部下は表立ってサボることはしていなかったかもしれませんが、席でネットを見たり、あるいはただぼーっとしている時間はあったのかもしれません
在宅勤務で同じことをするには
そうであれば、在宅勤務になったからといって、特別に管理がしにくいということは無いように思います。元々部下の仕事振りを管理していたと思っていたものは実は
- 会社に長くいれば忙しそうと判断していた
- 勤務時間中は、タバコでも吸いにいって席外しをしていない限りは、仕事をしていると判断していた
- 気になることがあれば、声をかけて確認をしていた
といったことだったのではないかと思います
それであれば在宅勤務では、以下の様な対応ではないでしょうか。
- 出退勤は報告もらう(勤怠管理システム入力で十分。あるいはチャットで挨拶だけでもすれば把握できます)
- 席にいることの確認はできないが、気にしない(元々席に座っている≠仕事をしている)
- 声掛けは必要に応じて今まで通りにする。ただし目の前にいないので、会社ごとのカルチャーによりますが、最初にチャットで声をかけてから電話をするなど、在宅勤務に合わせたスタイルにする
ただしこれだと、会社に出勤していた時の管理を、在宅勤務に置き換えているだけです。せっかくなので進化させましょう
在宅勤務では成果→タスク→作業という組み立てで自律を促そう
見えない部下の勤務状況を想像して気を揉むのは不健康なので、管理の考え方をチェンジすることに、管理する側のマインドを変えてしまいましょう
部下の仕事を、成果の認識合わせ→そのために必要なタスク(to do)の確認→作業スケジュールのイメージ合わせ、と進めることに挑戦しましょう。この一連の流れをどこまでやるかは、部下のレベルによります。
成果物が合意できれば、そのためのタスクを組み立ててスケジューリングもできる部下であれば、最初の成果認識合わせすれば良いでしょう。
まだ比較的細かい指導が必要な部下であれば、サイドの作業スケジュールのところまで認識合わせをし、そこから遅延が発生する場合は直ぐに報告を入れることに合意しておきます。そうすれば日々の部下の仕事振りを目の前で見えていなくても大丈夫です
管理方法の変更を宣言して、評価も変える
上記のようなチェンジを決めたら、部下にも管理方法の変更を宣言し、評価方法もそれに従って変えることを予め伝えておいた方が良いでしょう。
これまでの何となく頑張って忙しい感じだと評価される、というスタイルから、成果を中心に、それを出すための部下自身でのタスクやスケジュール管理がどれだけできているかを評価するスタイルへ変更するということです
この変化は上司だけが頑張っても成立しないので、部下にも宣言した上で、お互いに気持ちがよく、成果につながるやり方を、工夫して一緒に創り上げていくということが目指したい姿です
ストレスフリーにマインドシフト
こうなれば見えない部下の仕事ぶりを気にしてイライラする必要もなくなります。細かい時間の使い方などは部下自身に任せてしまい、上司は大事な仕事の成果のできに集中するということで、これまでよりもストレスフリーで仕事が出来るようになるはずです
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