在宅勤務・リモートワークが広がり、それに伴ってオンライン会議の機会が一気に増えた方が多いと思います。しかし顔を合わせて行っていたこれまでの会議と比べて、伝えたいことがうまく伝わっていない気がする、議論がいまひとつ盛り上がらない、沈黙が生まれやすいので管理職などの会議の主催者だけが喋っている、などの不満点・悩みもあるでしょう。
オンライン会議をちょっとした工夫でうまく運営するコツについて、お話していきます。
音声をミュートにしない
「発言する時以外は、音声をミュートにする」ということを奨励されていることが多い印象ですが、オンライン会議でのアウトプットを増やそうと思ったら、「音声をミュートにしない」がおすすめです。
ミュートにすることで、わざわざミュート解除しないといけないので発言が少なくなる、発言する際にミュートを解除するというアクションが必要になるのでタイミングが遅くなってテンポが崩れる、参加者のちょっとしたあいづちやうなづきなどの雰囲気が伝わらない、などのオンラインの弱点が強く出るようになります。プレゼンの最中などは参加者の雰囲気が感じにくく、プレゼンがしにくくなるというデメリットもあります。
オンライン会議で映像をオンにするように強制するのは、パワハラに当たるということなのでで実施しにくいですが、音声は問題ないです。ぜひ参加者に、周辺に騒音などが無い限りは音声をオンにしておく・ミュートを解除しておく、という風にすることを依頼してみてください
ジェスチャーを意識的にする
対面の会議の場合には、自分が話している時に無意識のうちに参加者の表情を読み取って、どう感じているのかを察知していたものです。オンラインだと表情が読み取りにくいという弱点があるので、例えばうなづきだったり、疑問だったり、参加者各自が感じていることをジェスチャーで表現することを促しましょう。これによって対面会議の時に近い感じで、参加者の意識を読み取って議論を進めていくことが可能になります。
チャット機能を使う
オンライン会議では発言のタイミングが難しく、お互いに遠慮し合うことで沈黙の時間が生まれることが得てしてあります。これだと限られた時間の中で生産性が高い会議が難しいので、オンラインならではの機能として、チャット機能を積極的に活用する様にしましょう。
例えばプレゼンの途中で質問をチャットに書き込んだりすることができます。このメリットはプレゼンが終了するのを待たずに、適切なタイミングで質問ができること、質問を受けた側も、内容によってその場で答えるか・プレゼン終了後に答えるかを判断できるので、不要にプレゼンの流れを止めないで住むことなど、プレゼンテーターと参加者の双方にメリットがあります。
また音声での発信よりも心理的なハードルを低めることができるので、発言数が増えて活発な議論につながります。
ホワイトボードで参加者の意識を集める・発信をうながす
オンライン会議は、対面よりも参加者全員の参画意識や集中力を高めておくのが難しい場合があります。カメラをオフにしていると、他の作業をしながらの、ながら参加になりがちなので、なおさらです。
また発言数も少なくなる傾向があるので、活発な議論がしにくいという側面もあります。
そういった時に積極的に活用したいのがホワイトボード機能です。Zoom、Teams、Meetなどの主要なオンライン会議ツールにはホワイトボードの機能が付属しているので、これを活用しましょう。
ひとつおすすめの使い方は、その日の会議テーマに対して、参加者の意見をホワイトボードに付箋などで貼り付ける時間を設けることです。例えば１時間の会議で15分でプレゼンが終わったら、次の5分間を各自の意見だしの時間として、発言せずに付箋に意見を書いて貼り出すということに集中します。
このことによって各自がその日のテーマに対しての意見を必ず持つようになりますし、他の人の意見を聞くこと無く自分の意見を書くので、驚くほど多様な見方・考え方が出てくるというメリットがあります。対面の会議で最初のオピニオンリーダー的な参加者の意見に流されていくよりも、むしろ多様な発言が拾いやすいという風に言えるでしょう。
アイスブレイクを行う
どうしてもオンライン会議は発言数が増えにくかったり、お互いのその日の体調や気分、雰囲気などがわかりにくくて、掴みどころがない感じになりがちです。会議の最初にアイスブレイクをして、参加者が発言をする機会を作ってしまうのも良いと思います。
簡単で手軽にできるひとつが、過去24時間以内にあった新しいことや良かったことを、参加者ひとり１分くらいで話してもらうというエクササイズです。例えば月曜日のミーティングだったら「昨日は近所に花見に行って気分がリフレッシュした」といった些細なことで良いわけです。
これをするだけで、会議の中で一度発言した、という雰囲気になるので、その後の会議の発言数が増えることが期待できます。時々盛り上がりすぎて他の人の話に突っ込んだりしていると時間が経ち過ぎてしまうこともあるので、コントロールは必要です。
コミュニケーションできる量が減るデメリットを消して、生産性が高い会議を実現しましょう
これまで見てきた様に、オンライン会議を活発化させる方法はいくつもあります。ぜひこれらを活用して、生産性が落ちないオンラインでのミーティングを実現させていきましょう。
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