KPI(=Key Performance Indicator 重要業績指標)を使って、業績を上げることの重要性は様々語られていますが、実際の事業の現場にいて、「どうやって使えば、実際の成果に結びつくのか？」と疑問を抱いている方も少なくないと想像します。
この記事ではKPIを活用して、実際に業績の向上に反映させるためのシンプルなメソッドについてお話をします
KPIって何？
KPIとはKey Performance Indicatorの略で、主要業績評価指標と言われます。ウィキペディアによれば、「組織の目標達成の度合いを定義する補助となる計量基準群である」となっています。（ウィキペディアの定義はこちら）
「定義する補助となる」等と書かれているのでわかりにくいですが、シンプルに言えば、組織が目標を達成するために、その目標との距離を測るための指標といえます。例えば営業機能で、売上が組織目標であれば、顧客訪問件数をKPIとして管理するといったケースです。顧客訪問件数が増えていけば、売上がついてくるという関連性があれば、顧客訪問件数をKPIとして追いかけていくことで、組織目標である売上が達成できるという見方ができるわけです。
この様な性質があるので、よく「KPIを活用して業績アップ」とか掛け声として使われていて、多くの組織でKPIマネジメントが謳われています。実際にKPIを毎月取得して、部門会議等で報告をされているケースも多々あります。
しかし一方で、実際にKPIを記録することで、業績改善に繋がっているのかという声も少なくありません。毎月報告のために数字を取っているけど、これによって実際のパフォーマンスが上がっているとは思えないというものです。
KPIをどう使えば良いの？
では実際にKPIをどう使っていけば良いのでしょうか。多くのうまく行っていない事例に共通するのは「結果の報告に偏りすぎている」ことです。KPIの実績を把握して、数字そのものを報告している例には枚挙にいとまがありません。しかし結果の数字を報告しても、今後の数字は変わりません。このパターンに陥っている場合は得てして報告を聞いた管理層も、「あまりKPIが良くないな。改善を図るように」という、毒にも薬にもならないコメントで終わっているケースが多いです。
うまく行くためのKPI管理の肝は「改善のためのアクションを宣言して、その経緯をしつこくフォローする」につきます。
KPIの経緯を確認したら、KPIが良化または悪化している原因を分析し、必要に応じたアクションを提言します。KPIを議論する会議ではこの分析および提言について議論を行い、提言通りの方向で行くのか、それとも原因や対応は別にあるはずだということで、別アクションを決めることを行います
とにかく大事なのは短サイクルでアクションをフォローすること
アクションを決めたらとにかく実行です。そして次に大事なのは、短サイクルでアクションの結果を再びKPIで確認し、アクションが適切なのか、それとも違うアクションが必要なのかを決めていくことです。これを短サイクルで実施することが重要です
ビジネスのスピードとか業界とかによって、どれくらいのサイクルでKPIの議論を回していくかは違いますが、一般化して言えば、月次では実施する必要があると思います。これよりも長い例えば四半期ごととかだと、分析もごく一般的なものになって臨場感がなくなり、KPI管理が形式的なものになっていくリスクが高くなります
原因分析をしたらアクションを決めて、実際に少なくとも月次で振り返りをしてブラシッシュアップしていく、これがKPI管理の要諦と思って、ぜひ実行してみてください
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